Privacybeleid DigiChambers

v1

Dit Privacybeleid regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door uw Kamer van Koophandel (hierna: “Kamer”) wanneer u zich aanmeldt op, certificaten van oorsprong opvraagt en in het algemeen gebruik maakt van de DigiChambers applicatie (“DigiChambers”).

1 WIE IS VERANTWOORDELIJK?

Samenvatting: Hoewel de DigiChambers applicatie wordt aangeboden door DigiChambers NV, worden uw persoonsgegevens verwerkt onder de verantwoordelijkheid van uw Kamer. Al uw verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens dienen rechtstreeks aan uw Kamer te worden gericht.

1. DIGICHAMBERS NV, met maatschappelijke zetel te Belliardstraat 2, 1040 Brussel, RPR Brussel 0898.600.080, stelt DigiChambers ter beschikking aan u namens uw Kamer. Uw Kamer is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van uw Kamer in de lijst aan het einde van dit Privacybeleid. Elke vraag of verzoek met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens via DigiChambers dient te worden gericht aan uw Kamer.

Als u niet zeker weet wie u moet contacteren, stuur dan een e-mail met uw verzoek naar [email protected], met vermelding van uw identiteit, functie en organisatie waartoe u behoort, en DIGICHAMBERS NV zal uw verzoek doorverwijzen naar de verantwoordelijke Kamer.

2. Dit Privacybeleid kan gewijzigd, aangepast of veranderd worden van tijd tot tijd. Dergelijke wijzigingen, aanpassingen of amendementen worden meegedeeld via DigiChambers. Als u de wijzigingen, aanpassingen of amendementen niet accepteert, dient u DIGICHAMBERS NV, die namens uw Kamer ageert, daarvan op de hoogte te stellen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Indien DIGICHAMBERS NV geen dergelijke e-mail van u ontvangt binnen drie (3) werkdagen nadat de wijzigingen in het Privacybeleid op zichtbare wijze zijn aangekondigd op DigiChambers, wordt u geacht al deze wijzigingen ondubbelzinnig te hebben aanvaard.

2 WELK SOORTEN PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Samenvatting: De soorten persoonsgegevens die via DigiChambers worden verwerkt, zijn voor een groot artikel afhankelijk van uw rol als gebruiker van DigiChambers. Voor gebruikers die namens hun bedrijf of organisatie certificaten van oorsprong aanvragen of deze beheren, worden andere categorieën persoonsgegevens verwerkt dan voor gebruikers die in dienst zijn van Kamers die certificaten afgeven. Voor de eerste categorie gebruikers is de verwerking namelijk beperkt tot persoonlijke identificatiegegevens en de huidige werkgelegenheid, terwijl voor de tweede categorie ook handtekeningen worden verwerkt.

1. Als u een gebruiker bent die DigiChambers gebruikt voor en namens uw organisatie voor het aanvragen en beheren van certificaten van oorsprong ("Organisatiegebruiker"), worden de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:

• persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam en e-mailadres;
• elektronische identificatiegegevens die zijn gekoppeld aan het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype en besturingssysteem;
• informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u de pagina bezoekt, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u de pagina bezoekt;
• de huidige werkgelegenheid, zoals de organisatie waarvoor u werkt.

2. Als u een gebruiker bent die DigiChambers namens een Kamer gebruikt ("Kamergebruiker"), worden de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:

• persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam en e-mailadres;
• elektronische identificatiegegevens die zijn gekoppeld aan het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype en besturingssysteem;
• informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u de pagina bezoekt, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u de pagina bezoekt;
• de huidige werkgelegenheid, zoals de organisatie waarvoor u werkt;
• uw handtekening;
• persoonsgegevens met betrekking tot het aantal verwerkte verzoeken.

3 WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Samenvatting: uw persoonsgegevens worden om verschillende redenen verwerkt, ook hier weer afhankelijk van welk type gebruiker u bent. Als u een Organisatiegebruiker bent, dan worden uw persoonsgegevens voornamelijk verwerkt om u in staat te stellen de DigiChambers applicatie voor uw organisatie te gebruiken. Als u een Kamergebruiker bent, worden uw persoonsgegevens verwerkt om u in staat te stellen certificaten van oorsprong uit te geven en de levering van diensten op te volgen. In deze rubriek vindt u een overzicht van alle redenen waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt.

1. Als Organisatiegebruiker worden uw in 2.1 genoemde persoonsgegevens om de volgende redenen verwerkt:

1. om u in staat te stellen certificaten van oorsprong voor uw organisatie aan te vragen en te beheren;
2. om met u te communiceren over uw gebruik van DigiChambers;
3. voor facturerings- en bewijsdoeleinden;
4. om statistische redenen;
5. voor de verbetering van het DigiChambers-platform en de daarmee samenhangende diensten;
6. om veiligheidsredenen en om misbruik op te sporen, te voorkomen en te melden;
7. om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd;
8. te voldoen aan wettelijke verplichtingen en aan elk geldig verzoek van politie-, gerechtelijke of overheidsinstanties.
9. om u te informeren over infosessies, opleidingen of andere activiteiten die betrekking hebben op oorsprong of op andere onderwerpen die verband houden met Douane-wetgeving.

2. Als Kamergebruiker worden uw persoonsgegevens vermeld in 2.2 om de volgende redenen verwerkt:

1. om u in staat te stellen uw taken met betrekking tot de afgifte en de verdere afhandeling van certificaten van oorsprong uit te voeren;
2. om u in staat te stellen te communiceren met andere gebruikers via DigiChambers;
3. om bewijsmateriaal te verzamelen;
4. om statistische redenen;
5. ter verbetering van het DigiChambers-platform en de daarmee samenhangende diensten;
6. om veiligheidsredenen en om misbruik op te sporen, te voorkomen en te melden;
7. om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd;
8. te voldoen aan wettelijke verplichtingen en aan elk geldig verzoek van politie-, gerechtelijke of overheidsinstanties.
9. om u te informeren over infosessies, opleidingen of andere activiteiten die betrekking hebben op oorsprong of op andere onderwerpen die verband houden met Douane-wetgeving.

4 WAT MAAKT DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS RECHTMATIG?

Samenvatting: De wet verplicht uw Kamer te specificeren op welke rechtsgrond zij zich baseren om uw persoonsgegevens te verwerken (bijv. uw toestemming). In dit artikel wordt per doel, zoals hierboven vermeld, gespecifieerd welke grond wordt gebruikt.

1. De wetgeving inzake gegevensbescherming vereisen dat de Kamer u nauwkeurig aantoont op welke juridische mogelijkheid zij zich baseren om de verwerking van uw persoonsgegevens rechtmatig te maken. Dit moet voor elk van de in artikel 3 genoemde doeleinden worden verduidelijkt.

2. Voor de doeleinden onder 3.2 (a) en (b) worden uw persoonsgegevens verwerkt omdat dit noodzakelijk is om de overeenkomst met u uit te voeren.

3. Voor de doeleinden onder 3.1 (a) tot en met (g) en 3.2 (c) tot en met (g) worden uw persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen van uw Kamer, die in dit geval betrekking hebben op:

• om het gebruik van DigiChambers mogelijk te maken en bijhorende communicatie toe te laten;
• om zich te kunnen melden bij de Internationale Kamer van Koophandel;
• om de nodige gegevens te bewaren voor eventuele geschillen;
• het verkrijgen van inzicht in het gebruik van DigiChambers;
• het belang van uw Kamer om zijn diensten te verbeteren;
• belangen op het gebied van veiligheid en beveiliging;
• in staat zijn om zakelijke transacties af te sluiten

4. Voor de doeleinden onder 3.1 (h) en 3.2 (h) moet uw Kamer uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen.

5 ONTVANGERS EN DOORGIFTEN

Samenvatting: uw persoonsgegevens worden gedeeld met een beperkt aantal partijen, zoals uzelf en uw Kamers eigen dienstverleners, evenals de federaties en internationale organisaties waarvan uw Kamer lid is. In dit artikel wordt uitgelegd naar wie uw persoonsgegevens worden verstuurd en hoe ervoor gezorgd wordt dat uw persoonsgegevens veilig worden bewaard wanneer ze naar het buitenland worden verzonden

1. Uw persoonsgegevens zullen worden verzonden naar de volgende categorieën van ontvangers:

• uzelf;
• uw contacten of zakelijke relaties op uw verzoek;
• onze partners en dienstverleners;
• onze federatie (de federatie van de Belgische Kamers van Koophandel) en de Internationale Kamer van Koophandel;
• overheidsinstanties, gerechtelijke en andere bevoegde instanties.

2. Uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs. Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679.

6 HOE LANG HOUDEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BIJ?

Samenvatting: uw Kamer bewaart uw persoonsgegevens enkel zolang als nodig is om de in artikel 3 genoemde doeleinden te bereiken

Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt zolang als nodig is om de in artikel 3 hierboven vermelde doeleinden te bereiken. Uw Kamer zal uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, tenzij:

• er sprake is van een prevalerend belang van de uw Kamer of van derden bij het identificeerbaar houden van uw persoonsgegevens;
• een wettelijke of regelgevende verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons belet de gegevens te de-identificeren.

7 WELKE RECHTEN HEBT U?

Samengevat: U heeft recht van inzage, op rectificatie of op wissing van uw persoonsgegevens of op beperking van of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft ook recht op overdraagbaarheid van gegevens. In dit artikel leggen we uit hoe en onder welke voorwaarden u deze rechten kunt uitoefenen.

1. U heeft het recht om inzage te verkrijgen tot alle door uw Kamer via DigiChambers verwerkte persoonsgegevens voor zover deze op u betrekking hebben. Uw Kamer behouden zich het recht voor om meerdere verzoeken om inzage te weigeren die duidelijk zijn ingediend om uw Kamer of anderen overlast of schade te veroorzaken.

2. U heeft het recht te vragen dat persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die onjuist zijn, kosteloos worden gerectificeerd. Indien om rectificatie wordt verzocht, moet dit verzoek vergezeld gaan van het bewijs dat de gegevens waarvoor om rectificatie wordt verzocht, onjuist of onvolledig zijn.

3. U heeft het recht om te verzoeken dat persoonsgegevens die op u betrekking hebben worden gewist als ze niet langer nodig zijn in het licht van de hierboven beschreven doeleinden. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot wissing door ons zal worden beoordeeld op basis van:

• uw Kamer haar eigen prevalerende belangen of die van derden;
• wettelijke of regelgevende verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die dergelijke wissing kunnen weerleggen.

In plaats van uw persoonsgegevens te wissen, kunt u uw Kamer ook verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken indien en wanneer u (a) de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, maar u ze nodig hebt om u te verdedigen in gerechtelijke procedures.

4. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor de onder 3.1 a) tot en met g) en 3.2 (c) tot en met (g) vermelde doeleinden, maar u moet uw specifieke situatie waarop uw bezwaarschrift is gebaseerd, toelichten.

5. U hebt het recht te vragen dat de persoonsgegevens die u ons voor de doeleinden 3.2 (a) en (b) hebt verstrekt, aan u beschikbaar worden gesteld in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.

6. Elk verzoek kan via e-mail naar uw Kamer worden gestuurd via het hogervermelde e-mailadres.

Een e-mail met een verzoek om uitoefening van een recht zal niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek. In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden aangegeven welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor worden vermeld, indien dat vereist is. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst.

Uw Kamer zal u onmiddellijk in kennis stellen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek geldig blijkt, zal uw Kamer u zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek hiervan op de hoogte stellen.

Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door uw Kamer, kunt u altijd contact opnemen met uw Kamer via het e-mailadres vermeld in het eerste lid van dit artikel. Als u niet tevreden bent met uw antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, i.e. de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.

Kamers van Koophandel in België