Politique de confidentialité DigiChambers

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Cette politique de confidentialité régit le traitement de vos données à caractère personnel par votre Chambre de Commerce (ci-après « Chambre ») lorsque vous vous enregistrez sur et demandez un certificat d’origine par DigiChambers et lorsque vous utilisez l’application DigiChambers (« DigiChambers »)

1 QUI EST RESPONSABLE ?

En bref : Bien que l’application DigiChambers soit un service de DigiChambers SA, vos données à caractère personnel sont en fait traitées sous la responsabilité de votre Chambre. Toutes vos demandes concernant le traitement de vos données à caractère personnel doivent être faite directement auprès de votre Chambre.

1. DIGICHAMBERS SA, dont le siège est enregistré rue Belliard 2, 1040 Bruxelles, PRM Bruxelles 0898.600.080, met DigiChambers à votre disposition pour le compte de votre Chambre. Votre Chambre est responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Les coordonnées de contact de votre Chambre se trouvent dans la liste sise à la fin de cette politique. Toute question ou demande concernant le traitement de vos données à caractère personnel par DigiChambers doit être transmise à votre Chambre.

Si vous n’êtes pas certain de la personne à contacter, veuillez envoyer un courriel à l’adresse [email protected]

2. Cette Politique de Confidentialité peut être modifiée, changée ou amendée de temps en temps. De tels modifications, changements ou amendements seront communiqués par DigiChambers. Si vous n'acceptez pas les modifications, changements ou amendements, vous devez nous en informer en contactant DIGICHAMBERS SA, agissant pour le compte de votre Chambre, en envoyant un courriel à l'adresse [email protected]. Si DIGICHAMBERS SA ne reçoit pas de tel courriel de votre part dans les trois (3) jours ouvrables après que les modifications de la Politique de Confidentialité ont été annoncées de manière visible sur DigiChambers, nous considèrerons que vous avez accepté sans ambiguïté toutes ces modifications.

2 QUELLES SORTES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ?

En bref : Les catégories de données à caractère personnel qui sont traitées via DigiChambers dépendent largement de votre rôle en tant qu'utilisateur de DigiChambers. Pour les utilisateurs qui demandent des certificats d'origine au nom de leur entreprise ou de leur organisation ou qui gèrent de tels certificats, différentes catégories de données à caractère personnel sont traitées par rapport aux utilisateurs qui délivrent des certificats au sein des Chambres. En effet, pour la première catégorie d'utilisateurs, le traitement est limité aux données d'identification personnelle et à l'emploi actuel, tandis que pour la seconde catégorie, les signatures sont également traitées.

1. Si vous êtes un utilisateur qui utilise DigiChambers pour le compte de son organisation (« Utilisateur Organisation ») pour demander et administrer des certificats d’origine, les catégories suivantes de données à caractère personnel seront traitées :

• Données d’identification personnelle, telles que votre nom et votre adresse e-mail ;
• Vos données d’identification électroniques associées avec l’appareil que vous utilisez, telles que votre adresse IP, le type de navigateur et le système d’exploitation ;
• Des informations concernant votre comportement de navigation, telles que la durée de votre visite, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous visitez et le nombre de fois que vous visitez une page ;
• Des informations concernant votre emploi actuel, telles que l’organisation par laquelle vous êtes employés

2. Si vous êtes un utilisateur qui utilise DigiChambers pour le compte d’une Chambre (« Utilisateur Chambre »), les catégories suivantes de données à caractère personnel seront traitées :

• Données d’identification personnelle, telles que votre nom et votre adresse e-mail ;
• Vos données d’identification électroniques associées avec l’appareil que vous utilisez, telles qui votre adresse IP, le type de navigateur et le système d’exploitation ;
• des informations concernant votre comportement de navigation, telles que la durée de votre visite, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous visitez et le nombre de fois que vous visitez une page ;
• Des informations concernant votre emploi actuel, telles que l’organisation par laquelle vous êtes employés ;
• Votre signature ;
• Les données à caractère personnel concernant le nombre de demandes traitées.

3 POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

En bref : Nous traitons vos données à caractère personnel pour de nombreuses raisons, qui dépendent aussi de votre catégorie d’utilisateur. Si vous êtes un Utilisateur Organisation, vos données sont principalement traitées pour que vous utilisiez l’application DigiChambers pour votre organisation. Si vous êtes un Utilisateur Chambre, vos données à caractère personnel sont traitées pour que vous émettiez des certificats d’origine et que vous réalisiez le suivi de l’émission. Dans cette section, vous trouverez un panorama de toutes les raisons pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées.

1. En tant qu’Utilisateur Organisation, vos données à caractère personnel, telles que mentionnées à la clause 2.1 sont traitées pour les raisons suivantes :

1. Pour vous permettre de demander et administrer les certificats d’origine pour votre organisation ;
2. Pour communiquer avec vous concernant votre usage de DigiChambers ;
3. A des fins de facturation et de preuves ;
4. A des fins de statistiques ;
5. Pour améliorer DigiChambers et les services associés ;
6. Pour des raisons de sécurité et de détection des abus, de prévention et de signalement ;
7. Pour informer tout tiers dans le cadre d'une éventuelle fusion, acquisition ou scission par ce tiers, même si ce tiers est situé en dehors de l'UE ;
8. Pour se conformer aux obligations légales ainsi qu'à toute demande valable émanant des autorités policières, judiciaires ou gouvernementales.
9. Pour vous informer des sessions d'information, des formations ou d'autres activités relatives à l'origine ou à d'autres sujets liés à la législation douanière.

2. En tant qu’Utilisateur Chambre, vos données à caractère personnel, telles que mentionnées à la clause 2.2 sont traitées pour les raisons suivantes :

1. Pour vous permettre de réaliser vos tâches concernant l’émission et le suivi de certificats d’origine pour votre organisation ;
2. Pour vous permettre de communiquer avec d’autres utilisateurs via DigiChambers ;
3. A des fins de preuves ;
4. A des fins de statistiques ;
5. Pour améliorer DigiChambers et les services associés ;
6. Pour des raisons de sécurité et de détection des abus, de prévention et de signalement ;
7. Pour informer tout tiers dans le cadre d'une éventuelle fusion, acquisition ou scission par ce tiers, même si ce tiers est situé en dehors de l'UE ;
8. Pour se conformer aux obligations légales ainsi qu'à toute demande valable émanant des autorités policières, judiciaires ou gouvernementales.
9. Pour vous informer des sessions d'information, des formations ou d'autres activités relatives à l'origine ou à d'autres sujets liés à la législation douanière.

4 EN QUOI LE TRAITEMENT DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL EST-IL LEGITIME ?

En bref : La loi oblige votre Chambre à spécifier sur quelle base légale elle se fonde pour traiter vos données à caractère personnel (par ex. votre consentement). Dans cette section nous spécifions pour les finalités énumérées plus haut quelle base légale nous utilisons.

1. La loi sur la protection des données exige que votre Chambre indique précisément sur quelle base légale elle se fonde pour rendre légitime le traitement de vos données à caractère personnel. Nous devons clarifier ce point pour chacune des fins énumérées à la section 3 ci-dessus.

2. Pour les finalités 3.2 (a) et (b), vos données à caractère personnel sont traitées parce que cela est nécessaire pour la réalisation d’une convention avec vous.

3. Pour les finalités indiquées aux clauses 3.1 (a) à (g) ainsi que celles indiquées aux clauses 3.2 (c) à (g), vos données sont traitées pour les intérêts légitimes de votre Chambre, qui dans ce cas concernent :

• permettre l’utilisation de DigiChambers et les communications associées ;
• être en mesure de faire rapport à la Chambre de Commerce internationale ;
• garder les données nécessaires dans l’hypothèse d’un différend ;
• obtenir un aperçu de la façon dont DigiChambers est utilisé ;
• l’intérêt de votre chambre à améliorer ses services ;
• ces intérêts en matière de sécurité et de sûreté ;
• la possibilité de conclure des transactions corporatives.

5 DESTINATAIRE ET TRANSFERT

En bref : Vos données à caractère personnel ne sont partagées qu’avec un nombre limité de parties, telles que vous-même, les fournisseurs de services de votre Chambre ainsi que les fédérations et organisations internationales dont votre Chambre est membre. Cette section explique à qui vos données à caractère personnel sont envoyées et comment la sécurité de vos données est assurée lorsqu’elles sont envoyées à l’étranger

1. Vos données à caractère personnel seront envoyées aux catégories suivantes de destinataires :

• Vous-même ;
• Vos contacts ou relations professionnelles sur votre demande ;
• Nos partenaires et fournisseurs de service ;
• Notre fédération (qui est la Fédération des chambres de commerce belges) et la Chambre de commerce internationale ;
• Entités gouvernementales, judiciaires et autres entités compétentes.

2. Vos données à caractère personnel sont transférées à la Chambre de Commerce Internationale basée à Paris. Vos données seront traitées en conformité avec les exigences du Règlement Général sur le Protection des données (Règlement UE n° 2016/679).

6 COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

En bref : Votre Chambre conserve vos données à caractère personnel pour la durée nécessaire pour atteindre les finalités énumérées à la section 3.

1. Vos données à caractère personnel ne sont traitées que pour la durée nécessaire pour atteindre les finalités énumérées à la section 3. Votre Chambre dépersonnalisera vos données à caractère personnel lorsqu’elles ne seront plus nécessaires à ces finalités, à moins qu’il n’y ait :

• un intérêt primordial de votre Chambre ou tout autre tiers à garder vos données à caractère personnel identifiables ;
• une obligation juridique ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative empêchant votre Chambre de les dépersonnaliser.

7 QUELS DROITS AVEZ-VOUS ?

En bref : Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification ou d'effacement de vos données à caractère personnel ou de limitation ou d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Vous avez également droit à la portabilité de vos données. Dans cette section, vous trouverez comment et sous quelles conditions vous pouvez exercer ces droits.

1. Vous avez le droit de demander l’accès à toutes les données à caractère personnel traitées par votre Chambre par le biais de DigiChambers vous concernant. Votre Chambre se réserve le droit de refuser les demandes d’accès multiples manifestement susceptibles de nuire ou de porter préjudice à votre Chambre ou à d’autres.

2. Vous avez le droit de demander la rectification, sans frais, de toutes données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. En cas de demande de rectification, cette demande doit être accompagnée de la preuve de la nature erronée des données objet de la demande de rectification.

3. Vous avez le droit de demander la suppression de données à caractère personnel vous concernant si elles ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités énoncées plus haut. Cependant vous devez garder à l’esprit qu’une demande de suppression sera évaluée par votre Chambre en tenant compte :

• des intérêts primordiaux de votre Chambre ou ceux d’une partie tierce ;
• des obligations légales ou réglementaires ou des ordonnances administratives ou judiciaires qui peuvent contredire une telle suppression.

Outre la suppression, vous pouvez également demander à votre Chambre de limiter le traitement de vos données personnelles si et quand (a) vous contestez l'exactitude de ces données, (b) le traitement est illégitime ou (c) les données ne sont plus nécessaires aux fins décrites ci-dessus, mais vous en avez besoin pour vous défendre dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel aux fins énumérées articles 3.1 (a) à (g) et 3.2 (c) à (g) de la section 3, mais vous êtes tenu d'expliquer les circonstances particulières sur lesquelles se fonde votre demande d'opposition.

4. Vous être en droit de demander que les données à caractère personnel que vous avez fournies pour les finalités aux articles 3.2 (a) à (c) indiquées dans la section 3 soient mises à votre disposition sous un format lisible à la machine.

5. Chaque demande qui nous est adressée doit être envoyée par e-mail à l’adresse indiquée ci-dessous.

L’envoi d’un courriel pour l’exercice d’un de vos droits ne sera pas compris comme votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel au-delà de ce qui est nécessaire au traitement et à l'évaluation de votre demande. Une telle demande doit indiquer clairement quel droit vous souhaitez exercer et les raisons qui le justifient. Le courriel doit également être daté, signé et accompagné d'une copie numérisée de votre carte d'identité en cours de validité prouvant votre identité.

Votre Chambre vous informera rapidement de la réception de cette demande. Si la demande s'avère valide, nous vous en informerons dès que possible et au plus tard trente (30) jours après avoir reçu la demande.

Si vous avez des réclamations concernant le traitement de vos données à caractère personnel par votre Chambre, vous pouvez toujours contacter votre Chambre à l'adresse e-mail mentionnée au premier paragraphe de cette clause. Si vous n'êtes toujours pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données, c'est-à-dire l'Autorité belge de protection des données.

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